Persönliche Produktivität, GTD und die Easy Economy – eine Diskussion
Foto: Carsten Waldeck
Wie organisiere ich meine Arbeit so, dass ich möglichst effizient und schnell alle wichtigen Dinge erledige, um danach dann aber bitte frei zu haben? Easy Economy und Freianstellung beenden die Anwesenheitspflicht im Büro und schaffen so erstmals auch für Festangestellte einen Anreiz, ihre persönliche Produktivität zu verbessern. Denn wir müssen nun nicht mehr bis 20 Uhr am Schreibtisch bleiben, nur weil Chef und Kollegen auch noch da sind. Sondern wir arbeiten wann und wo wir wollen – Hauptsache, die Arbeit wird erledigt. Das heisst zugleich: Auch Festangestellte müssen lernen, sich – so wie bislang Freiberufler – selbst zu organisieren.
Das ist im Kern die Argumentation zum Thema Produktivität in meinem Buch “Morgen komm ich später rein”. Auf der diesjährigen Cebit war ich vor ein paar Tagen zu einem Panel im Bereich der “Webciety” eingeladen, um mit anderen Experten genau darüber zu sprechen. Die Videoaufzeichnung ist unten zu sehen (Tipp: auf den Pin “Sprungmarken anzeigen” klicken und zu “Start Produktivitäts-Panel” bei Minute 8:46 springen – dann geht’s gleich los). Moderiert hat Florian Steglich von imgriff, alle anderen Teilnehmer werden vorgestellt. Ich fand die Diskussion extrem spannend und anregend – es wurden auch Publikumsfragen live getwittert und vom Panel aufgenommen.
Hier noch ein kurzer Auszug aus “Morgen komm ich später rein” zum Thema (viel ausführlicher mit mehr Beispielen, Zahlen und Tipps natürlich im Buch):
“Amerikanische Arbeitnehmer – darin den deutschen sicher nicht unähnlich – verbringen laut einer Microsoft-Studie 45 Stunden pro Woche im Büro, aber bezeichnen 16 davon als unproduktiv. Einer AOL-Untersuchung zufolge arbeiten sie im Schnitt drei Tage wirklich und vergeuden zwei. Als Gründe für den Zeitverlust nennt die AOL-Studie Internetsurfen – was, wenn man die Quelle bedenkt, einer Selbstanklage gleichkommt. Die Untersuchung von Microsoft sieht die Schuld eher beim Konferenzwahnsinn: Die Befragten gaben an, 5,6 Stunden pro Woche in Meetings zu sitzen, die über 70 Prozent für unproduktiv hielten.Der Lifestyle-Berater Steve Pavlina notiert auf seiner Website detailliert, wie er seinen Arbeitstag verbringt und rät anderen, es genauso zu halten. Sein Ergebnis: Wir arbeiten sowieso nur wenige Stunden pro Tag wirklich. Pavlina: »Der durchschnittliche Festangestellte fängt nicht vor elf Uhr an, ernsthaft zu arbeiten und beginnt ab 15.30 Uhr, sich wieder zu entspannen.«
Auch wenn diese Zahlen übertrieben scheinen – die Tendenz stimmt. »Wir vergeuden nicht Zeit, anstatt härter zu arbeiten, sondern wir vergeuden Zeit, weil wir härter arbeiten«, folgert die New York Times, die diese Zahlen zusammentrug, und zitiert als Beleg Bob Kustka, einen Berater für Produktivität und Zeitmanagement: »Je länger man arbeitet, desto weniger effizient wird man.« Arbeitnehmer seien wie Sportler, die ihre Höchstleistungen in konzentrierten Ausbrüchen erbringen. Arbeitsenergie werde, so Kustka, ebenso wie physische Energie am besten »in Spurts eingesetzt, während denen wir hart und konzentriert an wenigen Aufgaben arbeiten und dann eine kurze Erholungspause einlegen«.
Nimmt man diese Erkenntnis zusammen mit der Pareto-Verteilung (Anm.: Mit 20 Prozent des Aufwandes erreichen wir 80 Prozent des Ergebnisses) und der Parkinsonschen Regel (Anm.: Arbeit nimmt immer genau so viel Zeit in Anspruch wie für sie vorgesehen wurde – bei den meisten Menschen acht Stunden pro Tag. Setzt man sich engere Deadlines, ist man schneller), dann kommt man schon sehr nah an die ideale Arbeitssituation heran: Selbstbestimmt, hoch konzentriert und nicht abgelenkt an wenigen wichtigen Punkten zu arbeiten ermöglicht uns, Aufgaben für die wir unter normalen Bürobedingungen einen ganzen Tag gebraucht hätten, in vermutlich weniger als der Hälfte der Zeit zu erledigen. Die gewonnene Zeit sollten wir dann aber auch zur Erholung nutzen, zur Ablenkung oder indem wir neue Fertigkeiten erlernen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.
(…)
Es hat auch beim Schreiben meines Buches eine Weile gedauert, bis ich eingesehen habe, dass E-Mails checken und Nachrichten im Web lesen dem Fortschritt des Manuskriptes nicht gerade gut tun. Ich schalte inzwischen bei jeder Art konzentrierter Arbeit wenn möglich das E-Mail-Programm und den Webbrowser ganz aus und das Telefon auf Anrufbeantworter. Mal ehrlich: Die meisten Dinge können ein paar Stunden warten und wer mich wegen etwas wirklich Dringendem erreichen muss, kennt in der Regel meine Mobilnummer.
Es klingt wie ein eingängiger Slogan, aber es ist die nüchterne Wahrheit, ohne die Sie nie Ihr Leben zurückbekommen: Wir müssen die Kommunikationsmittel benutzen, statt uns von ihnen benutzen zu lassen. Das ist umso wichtiger, wenn wir als Freiangestellter arbeiten wollen. Denn dann müssen wir die Trennung von Arbeit und Freizeit aufgeben und das funktioniert nur, wenn wir über unsere Kommunikationskanäle souverän selbst bestimmen. Dann löst die Easy Economy das Problem der Work-Life-Balance ganz nebenbei.”
